आपके Shopify पेआउट आपकी बहियों से कभी मेल क्यों नहीं खाते

आपकी सेल्स रिपोर्ट में एक आँकड़ा होता है और आपके बैंक में दूसरा। इन दोनों के बीच फ़ीस, रिफ़ंड, चार्जबैक और कुछ दिनों का समय-अंतर होता है, और हर महीने कोई न कोई पूरी दोपहर स्प्रेडशीट में इन्हें अलग-अलग करने में लगा देता है।

Odoo के लिए हमारा Shopify कनेक्टर का अकाउंटिंग मॉड्यूल लिखते समय हमारा इन सभी बातों से सामना हुआ। आँकड़े अलग क्यों आते हैं और उन्हें कैसे मिलाया जाए, ये रहे इसके कारण।

पेआउट एक नेट राशि होती है

Shopify Payments आपको आपकी पूरी बिक्री नहीं भेजता। बाकी सब कुछ निपटाने के बाद जो बचता है, वही भेजता है: बिक्री, घटाएँ रिफ़ंड, घटाएँ प्रोसेसिंग फ़ीस, घटाएँ विवाद (डिस्प्यूट), और उसमें समायोजन (एडजस्टमेंट) जोड़ें या घटाएँ। अगर आप पेआउट को ही राजस्व (रेवेन्यू) के रूप में दर्ज करते हैं, तो आपका राजस्व गलत होगा और आपकी फ़ीस दिखेगी ही नहीं।

समाधान यह है कि कुल राशि नहीं, उसके हिस्से दर्ज करें। बिक्री राजस्व में जाए, फ़ीस खर्च वाले खाते में, रिफ़ंड बिक्री के विरुद्ध, और पेआउट खुद सिर्फ़ क्लियरिंग अकाउंट से बैंक में पैसे का जाना है।

एक पेआउट एक दिन का नहीं होता

आपके पेआउट शेड्यूल के हिसाब से एक पेआउट में कई दिनों के ट्रांज़ैक्शन शामिल होते हैं, और शुक्रवार का ऑर्डर मंगलवार के पेआउट में आ सकता है। ऑर्डर और डिपॉज़िट को तारीख़ से मिलाने का तरीका ज़्यादा समय तक नहीं चलता। इसके बजाय उन्हें पेआउट के आधार पर मिलाएँ: Shopify दर्ज करता है कि हर पेआउट किन बैलेंस ट्रांज़ैक्शन से बना है, और ऑर्डर तथा बैंक में आए पैसे के बीच वही सूची एकमात्र भरोसेमंद कड़ी है।

रिफ़ंड बाद के पेआउट से कटते हैं

जब आप पिछले महीने के किसी ऑर्डर को रिफ़ंड करते हैं, तो पैसा इस महीने के किसी पेआउट से कटता है। आपकी सेल्स रिपोर्ट रिफ़ंड को मूल ऑर्डर के साथ दिखाती है। आपका बैंक आज एक छोटा डिपॉज़िट दिखाता है। दोनों सही हैं।

डिस्प्यूट में पैसा दो बार कटता है

जब कोई ग्राहक किसी चार्ज पर विवाद करता है, तो विवादित राशि और चार्जबैक फ़ीस आपके बैलेंस से काट ली जाती है। अगर आप जीत जाते हैं, तो राशि वापस आ जाती है, आमतौर पर कई हफ़्तों बाद। यानी एक ही ऑर्डर की तीन अलग-अलग एंट्री होती हैं, जो दो या तीन पेआउट में फैली होती हैं।

गिफ़्ट कार्ड बेचते समय राजस्व नहीं होते

गिफ़्ट कार्ड बेचने का मतलब है ऐसा पैसा लेना जिसे आपको बाद में सामान के रूप में लौटाना है। जब तक कार्ड इस्तेमाल नहीं होता, यह देनदारी (लायबिलिटी) वाले खाते में रहना चाहिए। अगर आप गिफ़्ट कार्ड की बिक्री को राजस्व में दर्ज करते हैं, तो एक ही बिक्री दो बार गिनी जाती है: एक बार जब कार्ड खरीदा जाता है, और दोबारा जब वह खर्च होता है।

करेंसी कन्वर्ज़न

अगर आप एक से ज़्यादा करेंसी में बेचते हैं, तो कन्वर्ज़न अपने अलग बैलेंस ट्रांज़ैक्शन के रूप में दिखते हैं, और बिक्री के दिन की दर पेआउट के दिन की दर नहीं होती। Shopify के 2026-10 API में एक अलग CURRENCY_CONVERSION ट्रांज़ैक्शन टाइप जोड़ा गया है, ताकि कन्वर्ज़न को राउंडिंग के अंतर में छिपाने के बजाय उसकी अपनी अलग लाइन में दर्ज किया जा सके।

रिज़र्व और एडजस्टमेंट

Shopify आपके बैलेंस का एक हिस्सा रिज़र्व के रूप में रोक सकता है, और सुधार एडजस्टमेंट के रूप में दिखते हैं। इनमें से कोई भी न बिक्री है, न फ़ीस, इसलिए दोनों के लिए अलग खाते चाहिए।

हिसाब कैसे मिलाएँ

हर पेआउट को उसके बैलेंस ट्रांज़ैक्शन से बनी एक छोटी जर्नल एंट्री मानें: हर बिक्री, रिफ़ंड, फ़ीस, डिस्प्यूट और एडजस्टमेंट अपनी अलग लाइन में हो, और सब एक क्लियरिंग अकाउंट में जाएँ, जिसे फिर बैंक डिपॉज़िट खाली कर दे। अगर लाइनों का जोड़ पेआउट के बराबर नहीं बैठता, तो कहीं मैपिंग गलत है, और यह जानना ज़रूरी है।

Odoo के लिए हमारा अकाउंटिंग मॉड्यूल इसी तरह काम करता है। वह Shopify की सटीक राशियों से हर एंट्री तैयार करता है, और अगर एंट्री बैलेंस नहीं होती तो साफ़ एरर के साथ रुक जाता है। वह अंतर मिटाने के लिए कभी कोई “बैलेंसिंग लाइन” नहीं जोड़ता, क्योंकि वह लाइन असल में गलती ही होती है, जिसे ऐसी जगह लिख दिया जाता है जहाँ कोई नहीं देखेगा।

अगर आपके Shopify के पैसे और आपकी बहियाँ हर महीने एक-दूसरे से अलग निकलती हैं, तो हम मदद कर सकते हैं।

आगे पढ़ें: Shopify को Odoo 19 Community से जोड़ना, step by step, या Shopify का 2026-10 API: आपके इंटीग्रेशन में क्या टूटेगा।